Come assicurare una percentuale di risposte elevata?

Ottimizzate il numero delle risposte

Ecco alcuni commenti e suggerimenti per aiutarvi a ottimizzare il numero di risposte.

Definite il gruppo target

Decidete chi desiderate come target per la vostra indagine. Si tratta dell'intera popolazione del paese, dei clienti, di un gruppo selezionato di dipendenti, di nuovi clienti, di clienti potenziali o persino di membri del club del tennis? Definite rigorosamente chi includere nel gruppo.

Informazioni sull'indagine

Al momento di distribuire l'indagine, siate precisi nelle vostre comunicazioni. Spiegate ai partecipanti perché sono stati scelti, quanto tempo richiederà rispondere all'indagine e la finalità di quest'ultima. In questo modo potrete assicurarvi che i partecipanti rispondano all'indagine prestando l'attenzione appropriata.

Esempio:

Gentile cliente,

Nell'impegno costante volto al miglioramento del livello di servizio, stiamo conducendo un'indagine mirata su clienti selezionati (o su una selezione casuale di clienti). Il suo nome è stato individuato nella nostra base di clienti. Speriamo che potrà dedicare 5 minuti per comunicarci le sue opinioni sulla nostra azienda e il livello di servizio erogato alla clientela.

Le sue risposte rimarranno completamente anonime. Ciò è garantito dal fatto che, per creare questa indagine, abbiamo utilizzato QuestBack.

In caso di domande a proposito dell'indagine, saremo più che lieti di rispondere. A tale scopo, può contattare il Direttore Marketing Jane Doe all'indirizzo e-mail (telefono: 555 132 132).

Tutti coloro che risponderanno all'indagine parteciperanno a un'estrazione a premi con la possibilità di vincere un voucher gratuito per un viaggio in xx del valore di xxx euro.

Cordiali saluti

Jane Doe

Azienda Spa

Identità nascosta

Al momento di condurre un'indagine, nella maggior parte dei casi sarete interessati alla risposta, non ai partecipanti. QuestBack suggerisce di utilizzare, nella maggior parte delle situazioni, la soluzione dell'Identità nascosta. Si tratta di una soluzione eccellente per ottenere risposte il più possibile sincere dai partecipanti. Dal punto di vista tecnico, la soluzione di QuestBack è concepita per consentirvi di inviare promemoria o effettuare il follow-up di indagini senza violare l'Identità nascosta di chi ha risposto o meno.

Uso di incentivi

Nelle indagini mirate a clienti, l'uso di incentivi può contribuire ad aumentare la percentuale di risposte. Ma ricordate di assicurarvi che gli incentivi offerti siano appropriati per il gruppo target. L'offerta di voucher omaggio, ad esempio per amazon.it, sarà senza dubbio interessante per un gruppo di persone più ampio che non la possibilità di ricevere un dispositivo specifico, come un lettore MP3. Nel caso di indagini interne, gli incentivi non dovrebbero essere necessari. Tuttavia, se al momento di distribuire un'indagine ci si assicura il supporto dei dirigenti senior, probabilmente i dipendenti saranno più disponibili a rispondere. A tale scopo, potrebbe essere necessario inviare l'indagine all'Amministratore Delegato oppure pubblicare informazioni sull'intranet aziendale, in newsletter interne, ecc.

Quando inviare promemoria

La maggior parte delle persone tende a rispondere a un'indagine entro 5-6 giorni lavorativi. Pertanto, il momento migliore per inviare un promemoria è all'incirca 1 settimana dopo la pubblicazione dell'indagine. Si suggerisce di prestare molta attenzione al registro delle risposte. Tutte le risposte vengono registrate in tempo reale e nella maggior parte dei casi è semplice verificare quando occorre inviare un promemoria.

Per quanto tempo l'indagine dovrebbe rimanere attiva?

In base all'esperienza, la maggior parte delle risposte viene ricevuta entro 5-6 giorni lavorativi dopo la pubblicazione dell'indagine o l'invio di un promemoria. Ma è prevedibile che alcune persone non rispondano prima della scadenza. Assicuratevi che l'indagine rimanga attiva una o due settimane dopo la scadenza, onde evitare di irritare i ritardatari, se scopriranno di non poter inviare le proprie risposte. Potrete comunque generare un report prima della scadenza definitiva dell'indagine.